La factura electrónica será obligatoria para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales, según establece la Ley Crea y Crece. Esta medida busca agilizar pagos, reducir la morosidad y fomentar el crecimiento empresarial. La facturación electrónica incluye datos como identificación fiscal, fecha de expedición, concepto o descripción de bienes/servicios, cantidad, precio e importe total, IVA aplicado, entre otros. Se emitirá a través de correo electrónico en formato XML o PDF y se deberá cumplir con la normativa y utilizar firma electrónica. La factura electrónica ofrece ventajas como reducción de costos, mejora de control y trazabilidad, y contribución al medio ambiente.

 

 

✅ ¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento fiscal que tiene la misma validez legal que la factura tradicional en papel. A diferencia de las facturas físicas, la factura electrónica se emite y se envía de forma digital, utilizando formatos como XML o PDF. Esta modalidad de facturación ha ganado gran popularidad debido a su eficiencia, economía y comodidad.

Definición y concepto de factura electrónica

La factura electrónica es un documento generado y transmitido de manera electrónica, que respalda una transacción comercial entre el emisor y el receptor. Posee todos los elementos requeridos por la normativa legal y es firmada electrónicamente para garantizar su autenticidad.

Ventajas de la factura electrónica

La factura electrónica ofrece numerosas ventajas tanto para las empresas como para los autónomos. Algunas de las principales son:

• Ahorro de costos: su emisión y envío digital reduce los gastos asociados a la impresión, envío y almacenamiento físico de las facturas.
• Agilidad y rapidez: su procesamiento y recepción son más rápidos, lo que permite una gestión más eficiente de los pagos.
• Mayor control: al ser un documento digital, es más fácil llevar un registro detallado de las facturas emitidas y recibidas, lo que facilita la gestión contable y fiscal.
• Reducción de errores: al automatizar el proceso de emisión y envío, se minimizan las posibilidades de errores humanos, como omisiones o equivocaciones en los datos.
• Seguridad y autenticidad: las facturas electrónicas deben ser firmadas electrónicamente, lo que les otorga validez jurídica y garantiza su integridad y autenticidad.
• Contribución al medio ambiente: al eliminar el uso de papel, la factura electrónica ayuda a reducir el consumo de recursos naturales y la generación de residuos.

 

✅ Obligatoriedad de la factura electrónica

La factura electrónica se establece como obligatoria para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales con otras entidades, según lo establecido por la Ley Crea y Crece. Esta medida tiene como objetivo principal agilizar y controlar los pagos, reducir la morosidad comercial y fomentar el crecimiento empresarial.

Ley Crea y Crece: normativa y requisitos

La obligatoriedad de la factura electrónica se encuentra respaldada por la Ley Crea y Crece, la cual establece los requisitos y normativas a cumplir en su emisión. De acuerdo con esta ley, la factura electrónica debe incluir información detallada como el número de identificación fiscal del emisor y receptor, la fecha de expedición y el número de factura, el concepto o descripción de los bienes o servicios facturados, su cantidad, precio unitario e importe total, el tipo de IVA aplicado y su importe. Además, se debe hacer mención de cualquier otro dato relevante, como los datos de contacto.

Empresas y autónomos sujetos a la obligatoriedad

Todas las empresas y autónomos, sin importar su tamaño o sector de actividad, se encuentran sujetos a la obligatoriedad de la factura electrónica en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos. Esto implica que deben adaptarse a los requisitos establecidos por la ley y comenzar a emitir facturas electrónicas en lugar de las tradicionales en papel. Esta medida busca establecer un estándar uniforme y fomentar la adopción de esta modalidad de facturación electrónica en todos los sectores empresariales.

• Empresas de todos los tamaños y sectores de actividad están incluidas en esta obligatoriedad.
• Autónomos también deben cumplir con los requisitos establecidos por la ley.
• La factura electrónica será el único medio válido para las transacciones comerciales entre empresas y autónomos.

Es importante destacar que el incumplimiento de la obligación de disponer de programas de facturación electrónica puede llevar a sanciones. El importe de las sanciones varía dependiendo de la gravedad de la infracción y puede oscilar entre los 600 euros y los 100.000 euros.

 

✅ Proceso de facturación electrónica

La factura electrónica es un proceso que permite emitir y gestionar facturas de manera digital, ofreciendo numerosas ventajas en comparación con las tradicionales facturas en papel. A continuación, se detallan los datos requeridos en la factura electrónica y los medios de emisión y formato permitidos.

Datos requeridos en la factura electrónica

Para que una factura electrónica sea válida y cumpla con la normativa, es necesario incluir los siguientes datos obligatorios:

• Número de identificación fiscal del emisor y del receptor
• Fecha de expedición y número de factura
• Concepto o descripción de los bienes o servicios facturados
• Cantidad, precio unitario e importe total
• Tipo de IVA aplicado y su importe
• Cualquier otro dato relevante, como datos de contacto

Medios de emisión y formato permitidos

La factura electrónica puede ser emitida a través de diferentes medios y formatos, siempre y cuando se cumplan con los requisitos establecidos por la ley. Algunas opciones comunes incluyen:

• Correo electrónico: La factura puede ser enviada como adjunto en formato XML o PDF a través del correo electrónico.
• Plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas: Existen plataformas especializadas que permiten el intercambio y gestión de facturas electrónicas entre empresas.
• Plataformas de facturación electrónica proporcionadas por la Administración Pública: Las instituciones gubernamentales ofrecen opciones específicas para la emisión y gestión de facturas electrónicas.

Es importante destacar que todas las facturas electrónicas deben ser firmadas electrónicamente para garantizar su validez legal.

 

✅ Beneficios de la factura electrónica

La factura electrónica ofrece una serie de beneficios clave para las empresas y autónomos que la implementan. A continuación, se destacan los principales aspectos positivos de esta modalidad de facturación electrónica:

Agilización y control de pagos

Uno de los beneficios más destacados de la factura electrónica es la agilización y el control de los pagos. Gracias a la digitalización de los procesos, las transacciones comerciales pueden realizarse de manera más rápida y eficiente. Además, la facturación electrónica permite un seguimiento preciso de los pagos, proporcionando mayor visibilidad sobre el estado de las facturas y evitando retrasos innecesarios.

Reducción de la morosidad comercial

Otro aspecto positivo de la factura electrónica es la reducción de la morosidad comercial. Al agilizar el proceso de facturación y control de pagos, se minimiza el riesgo de impagos y retrasos por parte de los clientes. Esto ayuda a mejorar la salud financiera de las empresas y autónomos, evitando situaciones de falta de liquidez y promoviendo relaciones comerciales más sólidas y confiables.

Impulso al crecimiento empresarial

La implementación de la factura electrónica no solo ofrece beneficios operativos, sino que también contribuye al crecimiento empresarial. La agilidad y eficiencia en los procesos de facturación permiten a las empresas centrarse en su actividad principal y dedicar menos recursos a tareas administrativas. Esto les brinda la oportunidad de generar más ingresos, mejorar la productividad y expandir sus operaciones de forma más rápida y efectiva.

 

✅ Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de la obligación de disponer de programas de facturación electrónica puede acarrear sanciones según la gravedad de la infracción. Estas sanciones están establecidas por la Ley Crea y Crece y pueden oscilar desde los 600 euros hasta los 100.000 euros.

Rango de sanciones según la gravedad de la infracción

Las sanciones por incumplimiento de la obligatoriedad de la factura electrónica se dividen en distintas categorías según la gravedad de la infracción. A continuación, se detallan las posibles sanciones asociadas a cada categoría:

• Sanciones leves: se imponen cuando la infracción no supone un perjuicio económico significativo y los incumplimientos son subsanables.
• Sanciones graves: se aplican cuando la infracción supone un perjuicio económico notable o la no subsanación de los incumplimientos leves.
• Sanciones muy graves: se establecen en casos de reincidencia, fraude o perjuicio económico grave, y pueden alcanzar el importe máximo de 100.000 euros.

Es importante que las empresas y autónomos cumplan con la obligatoriedad de la factura electrónica para evitar posibles sanciones y garantizar el correcto cumplimiento de la normativa establecida por la Ley Crea y Crece. El uso de la factura electrónica no solo contribuye a agilizar y mejorar los procesos de facturación, sino también a reducir la morosidad comercial y a fomentar el crecimiento empresarial en un entorno cada vez más digitalizado.

 

✅ Facilitando la implementación: el Kit Digital

La implementación de la facturación electrónica puede parecer un proceso complicado, pero para facilitar esta transición, se pone a disposición el Kit Digital. Esta herramienta ofrece programas y servicios diseñados para emitir, recibir y gestionar facturas electrónicas de manera sencilla y segura.

Herramientas y servicios para la gestión de facturación electrónica

El Kit Digital proporciona diversas herramientas y servicios que simplifican la gestión de la facturación electrónica. Algunas de las funcionalidades que incluye son:

• Generación de facturas electrónicas: Permite crear facturas electrónicas de forma automatizada, cumpliendo con todos los requisitos legales necesarios
• Recepción y validación de facturas: Permite recibir las facturas electrónicas emitidas por otros proveedores y verificar su validez para su posterior registro
• Gestión y almacenamiento seguro: Facilita el almacenamiento de las facturas electrónicas de manera organizada, permitiendo un fácil acceso y consulta de los documentos cuando sea necesario
• Control de pagos: Ofrece funcionalidades que permiten llevar un seguimiento de los pagos realizados y pendientes, ayudando a mantener un adecuado control financiero
• Integración con sistemas contables: Permite la conexión con sistemas contables existentes para una mayor automatización de los procesos administrativos

Estas herramientas y servicios ofrecidos por el Kit Digital facilitan la implementación de la facturación electrónica, evitando la necesidad de desarrollar soluciones a medida o depender de plataformas externas.