A menudo en el mundo empresarial nos encontramos con ciertas incertidumbres. Que pueden hacernos dudar, a la hora de realizar algún cometido. Como en la realización de documentos de facturación. Si hablamos de factura simple, rectificativa o proforma podemos caer en la confusión de confundir los términos entre sí. 

Es por ello de vital importancia, conocer cuándo y cómo debemos realizar cada documento correctamente. Para así evitar errores en su creación. Permitiendo a la empresa un funcionamiento más eficiente. Mejorando y agilizando todo el proceso relacionado con la comercialización de bienes o servicios.

 

 

✅ ¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma no es una factura ordinaria. Tiene un valor meramente informativo. Siendo, por lo tanto, un borrador de la factura ordinaria. Que se envía al cliente antes de cerrar una venta. Estableciendo e informando sobre los términos, de una transacción pendiente de cerrar. Para luego acabar cerrando el acuerdo comercial, entre ambas partes, con una factura ordinaria. 

Podemos, por lo tanto, definir el término factura proforma como un documento que pone de manifiesto el compromiso del empresario de ofrecer o proporcionar los bienes o servicios especificados al comprador a un precio establecido. De carácter informativo y sin ningún tipo de validez fiscal o contable.

Una vez el cliente acepte las condiciones establecidas, es entonces cuando procedemos a la creación de la factura ordinaria. Este proceso es así. Debido a la existencia un proceso de negociación previo. Evitando tener que realizar facturas rectificativas. Si hay un rasgo que diferencia entre la ordinaria y proforma es la validez fiscal.

 

✅ Diferencias entre factura proforma y presupuesto

Debido a las características de una factura proforma puede llegar a causar confusión. Es por ello por lo que vamos a intentar esclarecer las diferencias entre ambos términos.

Una de las principales diferencias entre una proforma y un presupuesto es la intención. Un presupuesto se emite, para realizar una propuesta de precio. Sobre un producto o servicio en el cual muestra interés un potencial cliente. Por otro lado, la proforma conlleva una negociación previa y un acuerdo comercial. En este caso la relación entre cliente y vendedor está más desarrollada.

El presupuesto y la proforma son documentos que sirven para la misma función. Informar sobre el precio que tienen nuestros productos o servicios a un posible comprador. Las principales diferencias son:

• El precio final no oscila en relación con la proforma, mientras que en el presupuesto sí.
• Una factura proforma contiene más nivel de detalle en la información que contiene.
• La proforma no tiene validez fiscal. Mientras que el presupuesto sí.
• La factura proforma no forma parte de la contabilidad. Mientras que el presupuesto sí.

Para terminar de esclarecer la diferencia entre ambos documentos. Vamos a mostrar cuál sería el transcurso natural del proceso de creación de documentos desde la perspectiva del empresario.

Reflejado de forma muy breve y explícita en tres pasos sería:

• 1º Realización de presupuesto y su posterior envío.
• 2º Realización de la Factura proforma y su posterior envío.
• 3º Una vez aceptada la proforma emitimos la factura ordinaria.

 

✅ ¿Cuándo tenemos que emitir una factura proforma?

Llegados a este punto, nos preguntamos cuándo hemos de emitir una proforma. Por lo que vamos a realizar un pequeño listado sobre cuándo se deberá emitir:

• Para el envío de las posibles ofertas comerciales entre vendedor y comprador.
• Para detallar las condiciones de la operación pendiente de formalizar y poder así realizar los cambios que se deseen a la hora de crear la factura final.
• En algunos procesos empresariales se necesita esta factura para empezar el proceso de fabricación.
• Aun careciendo de validez fiscal o contable alguna, sí que es totalmente necesario su creación en lo que respecta a las operaciones exteriores de comercio internacional. Debido a la necesidad de demostración, del coste de la operación en la aduana.

 

✅ ¿Cómo hacer una factura proforma?

Si alguna vez te has visto en la situación de tener que crear una factura proforma. Y has dudado. No te preocupes. En España no hay ningún tipo de modelo oficial, para la creación de una proforma. Lo que genera libertad, a la hora de decidir qué tipo de estructura deseamos usar. Esta estructura debe como mínimo cumplir con los aspectos obligatorios.

Los aspectos obligatorios en una factura proforma son:

• Encabezado el cual especificará de manera clara que se trata de una factura proforma.
• Fecha de emisión.
• Identificación del proveedor. Quien emite la factura proforma. Con su Nombre, NIF, dirección fiscal, y otros datos de contacto.
• Identificación del comprador. Quien realiza la compra. Con su nombre, NIF dirección fiscal y otros datos de contacto.
• Descripción detallada de la factura en lo referente a los productos o servicios. Incluyendo el nombre y precio por unidad.
• Subtotal o base imponible que viene a ser la suma del importe total sin IVA ni retenciones.
• Importe de impuestos aplicables en el momento que se emita la factura final. Como pueden ser el IVA y retenciones.
• Importe total de la factura. Que viene a ser la suma de los dos apartados anteriores.

En conclusión, la proforma ha de contener la información mínima indispensable para que el futuro cliente entienda las condiciones de la operación pendiente a cerrar.

 

✅ ¿Las facturas proforma se contabilizan?

Las facturas proforma al no constituir un documento con validez fiscal y contable. No están obligadas a llevar una enumeración. ¿Significa esto que no tienen ningún valor? Negativo. Es un documento que puede ayudarte a la hora de organizar la creación de las facturas y modificarla antes de realizar la definitiva.

Para evitar posibles confusiones con las facturas originales. Si lo deseas, puedes llevar una enumeración en lo que respecta a las proformas. Siempre que sea totalmente independiente de las facturas ordinarias, para evitar así errores en la contabilidad.

Por último, pero no menos importante. Si nos damos cuenta, el hecho de realizar la factura proforma nos ayudará a agilizar el proceso de comercialización. Debido a que, en caso de alguna discrepancia entre ambas partes, podemos corregirlo sin tener que realizar una factura rectificativa.

Y finalmente usaremos la misma proforma para crear la factura final. Teniendo solo que quitar el encabezado de factura proforma y poner factura ordinaria con su numeración correspondiente.

En Macroges puedes convertir directamente una proforma en factura ordinaria una vez que el cliente ha recibido la venta o el servicio que se había establecido. No es necesario volver a crear de nuevo la factura. Y manteniendo como es lógico la numeración de la facturación.