Que el servicio de atención al cliente es un elemento esencial en nuestra empresa es algo conocido por todo el mundo. Sin embargo, muy pocos saben cómo brindar un servicio de atención al cliente adecuado y de calidad. Muchos negocios pasan por alto el impacto que puede generar un cliente satisfecho, o incluso insatisfecho, en nuestra marca.

Conseguir que las expectativas del cliente se vean superadas no es tarea fácil, especialmente si tenemos en cuenta que no siempre estaremos tratando con un consumidor satisfecho. Sin embargo, si logramos que nuestra atención al cliente tenga una calidad óptima, además de conseguir fidelizar al usuario, podremos conseguir que un usuario insatisfecho se convierta en uno satisfecho, consiguiendo así que nuestra imagen de marca se vea positivamente influenciada.

Te contamos qué necesitas tener en cuenta para dar ese toque de calidad y diferenciación que tu empresa necesita en el ámbito de la atención al cliente.

Recordar que el cliente es lo primero

Aunque es algo obvio, aún hay empresas que se olvidan de esta premisa. Aunque uno de los fines principales de las empresas sea incrementar el número de ventas, no podemos olvidar que la manera en la que tratamos a los clientes es fundamental para fidelizarlos y lograr así este objetivo. De esta manera, atender al cliente de manera adecuada cuando tiene un problema o incluso cuando simplemente requiere de información para resolver sus dudas, debe estar por encima de todo.

Formación y motivación a tu equipo

Al igual que los clientes, los trabajadores son un pilar fundamental en la empresa. Su motivación es esencial en el camino hacia brindar una atención al cliente de calidad. Al fin y al cabo, de la misma manera que un consumidor satisfecho es clave, conseguir que nuestros empleados se encuentren motivados y felices en su ambiente de trabajo nos traerá resultados muy satisfactorios y un incremento en su productividad.

Una de las formas en que podemos lograr que nuestros empleados se encuentren cómodos en su puesto de trabajo es proporcionarles la formación adecuada. “El conocimiento es poder”, y de esta manera estaremos consiguiendo que los trabajadores se sientan confiados mientras hablan con los clientes, aumentando sus posibilidades de tener éxito con ellos, al proporcionarles respuestas claras y concretas.

Escuchar atentamente y tratar de dar una solución a los problemas

Como si de un juego se tratase, debemos pensar que “no” es una palabra prohibida en nuestras conversaciones con el cliente. Cuando un usuario contacta con nuestra empresa, espera, como mínimo que se le escuche y que la otra persona que está al otro lado del teléfono se ofrezca a encontrar una solución a su problema. Debemos intentar evitar expresiones que hagan pensar al consumidor que su problema no podrá resolverse, pues de lo contrario, la frustración del mismo aumentará y su insatisfacción también.

Puede ocurrir que el problema ciertamente no dependa de nosotros o que realmente no seamos capaces de arreglarlo. En estos casos, es necesario hacerle saber al cliente que buscaremos una solución alternativa o que haremos lo posible por buscar la información necesaria para saber qué está ocurriendo.

Un CRM adecuado a tus necesidades

Un CRM siempre aportará ventajas en tu empresa. Con estos sistemas, la información de los clientes se encuentra almacenada en un mismo lugar, de manera que todos los empleados podrán tener acceso a ella, independientemente del departamento al que pertenezcan.

Así, cualquiera de tus agentes podrá proporcionar un atención personalizada, sin importar si ha tratado anteriormente con el consumidor o no, puesto que podrá comprobar cuál es el estado en que se encuentra la petición del cliente, si ha hablado con otro empleado anteriormente… Además, podrás integrarlo con tu sistema de telefonía para empresas, lo que te permitirá realizar todas estas consultas sin abandonar la llamada, reduciendo los tiempos de espera y dando un toque de calidad a tu servicio.

Un software de call center

Por último, aunque no menos importante, debemos destacar la necesidad de contar con un software de call center que incluya todo lo necesario para dar un servicio de calidad. Estas funcionalidades son, por ejemplo, buzones de voz, locuciones, buzones de voz, reparto de llamadas…

Además, una de las particularidades de este sistema es que se aloja en la nube, por lo que todo sucede a través de Internet y sólo será necesario un dispositivo conectado a la red, ya sea un móvil, tablet u ordenador. Así podrás trabajar desde cualquier lugar y añadirás valor a tus comunicaciones, pues tus clientes siempre podrán contactar contigo de una manera u otra.

En definitiva

La atención al cliente es un ámbito de nuestra empresa que requiere de aprendizaje, habilidades y herramientas que permiten una gestión eficaz y de calidad. Además, si logramos dar un toque diferencial al mismo frente al de nuestros competidores, lograremos mejorar nuestra imagen de marca, transmitiendo profesionalidad y personalización.