Si eres autónomo o tienes una empresa en el País Vasco, seguro que en los últimos años has oído hablar mucho acerca del uso de un software que cumpla la normativa TicketBAI, una herramienta que está cambiando la forma en la que los negocios del País Vasco gestionan sus facturas.

La gestión de facturas es una parte fundamental en el funcionamiento de cualquier empresa o autónomo. Sin embargo, en el País Vasco, desde el 1 de enero de 2018, se ha implementado un sistema de garantía de facturas conocido como TicketBAI, que ha cambiado la forma en que se manejan las transacciones comerciales en la región.

En este artículo vamos a hablar de todo lo que debes de conocer acerca de TicketBAI, desde su definición hasta los requisitos y beneficios que ofrece.

 

 

✅ ¿Qué es TicketBAI?

TicketBAI, también conocido como TBAI, es un nuevo proyecto impulsado por las tres Haciendas Forales y el Gobierno del País Vasco. Consiste en un sistema para el control y registro digital de la facturación y el cobro de todas las personas físicas y jurídicas que ejercen una actividad económica en la Comunidad Autónoma Vasca. Implica que tengan que utilizar un software de facturación garante que cumpla con sus requisitos técnicos a partir de su fecha de implementación obligatoria.

Este software de facturación obliga a que todas las facturas o tickets se firmen digitalmente y sean entregados a la respectiva Hacienda Foral de la provincia donde se desarrolle la actividad económica. Además, en la factura o ticket, deberá mostrar un código QR y una referencia para permitir su consulta y trazabilidad.

El software garante de TicketBAI nos asegura que, una vez emitida una factura, ya no se pueda manipular o borrar. Este hecho nos asegura la autenticidad, integridad, trazabilidad e inviolabilidad de los registros informáticos.

Igualmente, se deberá tener certificado todo dispositivo electrónico que se vaya a utilizar para generar la factura o ticket, ya sea caja registradora, TPV o lector de código de barras.

TicketBAI permitirá a las Haciendas Forales hacer un seguimiento de todas las facturas emitidas en el País Vasco. La información obtenida de este seguimiento se usará para facilitar a los contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

 

✅ ¿Qué es un software garante de TicketBAI?

Es un software de facturación homologado y certificado que cumple con las especificaciones técnicas y funcionales dictadas por el Gobierno Vasco y las tres Haciendas Forales para la implantación de la normativa TicketBAI.

Es un tipo de certificación concedida por las Haciendas Forales que legitima el uso del programa TBAI.

El registro de software garante TicketBAI está formado por las personas y entidades desarrolladoras de software y por las aplicaciones desarrolladas por las mismas que cumplan con lo dispuesto en las Normas Forales.

Además, el software garante de TicketBAI también ayuda a las empresas y autónomos a generar informes y declaraciones fiscales más precisos y eficientes. De esta manera, se reduce la carga administrativa y se mejora la calidad de la información fiscal disponible para las autoridades fiscales.

Cabe destacar que su uso será obligatorio para todos los negocios que realizan transacciones en la región vasca según el calendario de implantación que establezca cada provincia. 

Macroges forma parte de la lista de entidades de Software Garante TicketBAI.

✅ ¿Cuáles son los objetivos de la implantación de TicketBAI?

TicketBAI nace como parte del Plan Conjunto de Lucha contra el Fraude Fiscal elaborado por el Gobierno de Euskadi.

El principal propósito de TicketBAI no es otro que la lucha contra el fraude fiscal y la elusión de impuestos por parte de empresas y autónomos. Se facilita a los negocios el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y se realiza una lucha activa contra la economía sumergida.

También podemos hablar de otros objetivos importantes de esta nueva legislación.

Uno de ellos es proteger al consumidor para que pueda ejercer sus derechos de reclamación correctamente. Cada factura o ticket lleva impreso un código QR que nos permite verificar su correcta emisión en los servidores de la Hacienda Foral correspondiente.

Al tener la obligación de que toda factura emitida pase por los servidores de cada Hacienda Foral, la Administración va a tener acceso en el mismo instante en que se emita la nueva factura a toda su información: emisor, cliente, fecha, importes, formas de pago, etc … De esta forma se consigue un mayor control y seguridad sobre las mismas.

También se pretende tener un mayor control de los negocios en los que los pagos se realizan en efectivo. Por ejemplo, comercios, tiendas o restaurantes. La administración vasca quiere poner el foco sobre los pagos en metálico, que es donde se produce la mayor parte del fraude fiscal.

Y por último, aunque no menos importante, reducir los costes en la presentación de obligaciones fiscales por parte de empresas y autónomos.

‍Esta medida no es algo nuevo creado de la nada por el Gobierno Vasco y sus Haciendas Forales sino que es una herramienta que ya viene funcionando en países como Austria, Suecia o Portugal con éxito. Una medida impuesta tanto para empresas como para autónomos.

✅ ¿Cómo funciona exactamente el software TicketBAI?

Cada vez que se emite una nueva factura o ticket, el software garante TicketBAI va a generar un fichero en formato XML. Y, una vez generado, lo firmará digitalmente con el certificado digital del emisor de la factura y que ya está incorporado en el software garante.

Este fichero XML, ya firmado digitalmente, será enviado telemáticamente en ese mismo momento a la Hacienda Foral de la provincia correspondiente a la empresa o autónomo.

El servidor de la Hacienda Foral recibirá el fichero XML y lo procesará. Una vez procesado, si todo está correcto, le asignará un código QR y un número de registro identificativo. Estos dos datos serán devueltos por el servidor y los recibirá el software emisor.

Una vez recibidos estos dos datos que verifican la correcta presentación de la factura o ticket ante el servidor de la Hacienda Forma, el software garante añadirá tanto el código QR como el número de registro identificativo en la propia factura o ticket.

Tanto si la factura es impresa, como si es volcada a un fichero de imagen o PDF, como si es visualizada en pantalla, el software mostrará siempre el código QR y el número identificativo tal y como indica la normativa.

El receptor de la factura podrá verificar la correcta emisión y validación de la factura consultando en los servidores de la Hacienda Foral el código QR y el número identificativo que ha obtenido.

 

 

✅ ¿Qué beneficios se obtienen con el uso de TicketBAI?

El beneficio primordial que este sistema otorga a las empresas de pequeña escala y trabajadores autónomos consiste en mejorar la comunicación con las entidades gubernamentales, lo que implica un ahorro significativo en términos de tiempo y recursos al realizar trámites relacionados con la facturación.

En cuanto al consumidor final, este sistema reportará grandes ventajas, debido a que obtendrá un comprobante de cada adquisición realizada, lo que le permitirá ejercer sus derechos en caso de no estar satisfecho.

Desde el punto de vista de la Administración, su principal beneficio con este sistema, es poner fin a la elusión fiscal por parte de las compañías, especialmente aquellas que obtienen el 90% de sus ingresos sin emitir factura alguna. No obstante, es importante destacar que esta obligación se extenderá a todas las empresas y trabajadores autónomos.

Todas las empresas que lo soliciten recibirán datos a través de este sistema, los cuales serán aprovechados por la Administración Tributaria para emitir liquidaciones provisionales de impuestos.

Las fechas en las que es obligatorio el uso del sistema TicketBAI para Hacienda Foral y cada sector varían. Es importante señalar que, en muchos casos, se ha establecido un plazo voluntario para adherirse al sistema, lo cual brinda ventajas fiscales. Por lo tanto, te sugerimos que consultes específicamente cuáles son las fechas correspondientes a tu caso particular.

✅ ¿Qué tienen que hacer las empresas para adaptarse a TicketBAI?

Esta nueva regulación afectará a todos los negocios que tengan su sede en el País Vasco, sin importar su volumen de facturación, sector de actividad, ubicación o forma jurídica (ya sea autónomo, pequeña, mediana o gran empresa).

Los contribuyentes que generen tickets o facturas tendrán que contar con un dispositivo certificado para la emisión de los mismos (ordenador, caja registradora o terminal punto de venta, entre otros). 

También deberán utilizar un software homologado que emita facturas a través del sistema TicketBAI, que notifique en tiempo real de manera automática todas las operaciones efectuadas y que cumpla con las especificaciones necesarias para llevar a cabo las acciones requeridas, que incluyen:

✅ ¿Cuáles son las fechas para la puesta en marcha de TicketBAI en cada provincia?

TicketBAI comenzó a estar disponible de manera voluntaria para todas las empresas a partir del 1 de octubre de 2020. Inicialmente, se había establecido que la implantación obligatoria del nuevo sistema iniciaría el 1 de enero de 2021, pero debido a la situación de la pandemia global se decidió posponer su implementación. Se otorgó un plazo adicional para que las empresas pudieran hacer la transición tecnológica, con el fin de facilitar su integración. Además, aquellos negocios que adoptaran el sistema tempranamente podrían obtener importantes incentivos fiscales.

El 1 de abril de 2022 comenzó a exigirse de forma gradual a las empresas de Araba, y será obligatorio para todos los sectores de la provincia a partir de diciembre de 2022. En Gipuzkoa, la implementación se inició el 1 de julio de 2022 y estará totalmente en vigor en junio de 2023. Finalmente, en Bizkaia, la implantación será obligatoria (como parte del sistema Batuz) para todas las empresas a partir de enero de 2024.

Este es el calendario previsto detallado por cada provincia:

• En Bizkaia.

Al ser parte del Proyecto Batuz, la fecha original para la implementación obligatoria de TicketBAI era el 1 de enero de 2022, pero esta se ha aplazado. Los plazos quedaron así:

• Fecha voluntaria para su aplicación: a partir del 1 octubre de 2020.
• Fecha incentivada con desgravación: a partir del 1 de enero de 2022.
• Fecha obligatoria para su aplicación: a partir del 1 de enero de 2024.
• Está dentro del Proyecto Batuz, es decir, la presentación de Libros Registros de Operaciones mediante el Modelo 140 y 240 y la futura presentación de los borradores de las declaraciones de IVA e IS.

Más información sobre fechas y plazos en la página oficial de Bizkaia.

• En Gipuzkoa.

El 8 de noviembre de 2021, la Diputación de Gipuzkoa aprobó el nuevo calendario de implantación progresiva de TicketBAI que será el siguiente:

• 1 de enero de 2022 – Adopción voluntaria.
• 1 de julio de 2022 – Obligatorio para profesionales que prestan servicios de gestión en materia tributaria.
• 1 de septiembre de 2022 – Actividades profesionales. (Grupos 834 a 849 de la sección 1ra y grupos 011 a 841 de la sección 2da.)
• 1 de noviembre de 2022 – Comercio al por menor, hostelería y hospedaje.
• 1 de abril de 2023 – Construcción y promoción inmobiliaria, transporte y servicios recreativos, culturales y personales.
• 1 de junio de 2023 – Todos los demás.

Más información sobre fechas y plazos en la página oficial de Gipuzkoa. 

• En Araba.

El requerimiento de TicketBAI se hará de forma gradual a lo largo del 2022, siendo los primeros tres meses del año voluntarios.

• 1 de enero de 2022. Inicio del periodo voluntario.
• 1 de abril de 2022. Implantación obligatoria en asesorías (personas físicas y jurídicas) que sean colaboradoras de la Diputación Foral de Álava.
• 1 de octubre de 2022. Implantación obligatoria en comercios al por menor de medicamentos, productos sanitarios y de higiene personal, así como las actividades profesionales incluidas en la segunda sección de epígrafes de IAE (fecha retrasada, originalmente, el 1 de julio de 2022)
• 1 de diciembre de 2022. Obligatorio para el resto de contribuyentes (fecha retrasada, originalmente el 1 de octubre de 2022).

Más información sobre fechas y plazos en la página oficial de Araba.

✅ ¿Qué ayudas y subvenciones existen para la implantación de TicketBAI?

Existen diversas ayudas disponibles para la adecuación al sistema TicketBAI, las cuales varían según la provincia en la que se encuentre el domicilio fiscal de la empresa.

Te presentamos a continuación las subvenciones disponibles y los plazos establecidos para cumplir con la normativa y poder acceder a ellas.

• En Bizkaia.

Durante los años 2021, 2022 y 2023 podremos obtener una subvención del 30% del gasto de implementación. Este importe será deducido en el  IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades según el caso.

Tendremos un periodo incentivado desde el 1 de enero de 2022 hasta el 31 de diciembre de 2023, donde podremos deducirnos hasta el 15% de la base imponible en IRPF o Impuesto de Sociedades.

• En Gizpuzkoa.

Deducción de un 60% en IRPF o IS, siempre que se implemente el sistema antes del 1 de noviembre de 2021, o durante el mes anterior a la entrada en vigor obligatoria.

• En Araba.

Se contempla una deducción del 30% del gasto realizado en la compra del software durante los años 2022 y 2023.

Los que anticipen su adaptación a TicketBAI antes del 1 de enero de 2022 tendrán una deducción del 60% en IRPF o Impuesto de Sociedades.

✅ ¿Qué sanciones se pueden aplicar si no se cumple con la normativa?

Existen dos tipos de sanciones que se aplican por el incumplimiento del sistema TicketBAI. Por un lado, las sanciones por no cumplir con la normativa y, por otro lado, las sanciones por la destrucción, manipulación o eliminación de datos.

• Sanciones por incumplimiento en una factura o puntual.

En caso de una falta aislada, la multa se aplica a cada operación incumplida y asciende a 2.000 euros. El incumplimiento es considerado ocasional si el importe de las transacciones no requiere el uso de un sistema informático que garantice la integridad, conservación, trazabilidad y exhaustividad de los registros de las entregas de bienes y servicios, y no supera el 2% del volumen de negocios del período de liquidación en que ocurrió el incumplimiento. Es importante tener en cuenta que cualquier acción en la que se omita el uso del sistema TicketBAI será sancionada.

• Sanciones por no cumplir con el uso obligatorio del sistema TicketBAI.

Las sanciones correspondientes al incumplimiento implican una multa que consiste en un porcentaje del volumen de negocios del año anterior, no importando la categoría o facturación de la empresa. El importe mínimo es de 20.000 euros o 30.000 euros si se trata de reincidencia. En el primer caso, la multa corresponde al 20% de la facturación del ejercicio anterior, mientras que en el segundo caso, aumenta al 30%.

• Sanciones por manipulado, destrucción o borrado.

Las prácticas ilegales relacionadas con TicketBAI pueden ser sancionadas tanto para los clientes finales (empresas y autónomos) como para las empresas proveedoras del servicio. Estas sanciones son mucho más severas y se aplica una multa del 20% de la facturación del año anterior con un mínimo de 40.000 euros. Si hay reincidencia, la multa aumenta al 30% de la facturación del año anterior, con un mínimo de 60.000 euros. Las autoridades fiscales aplican estas duras sanciones para prevenir cualquier tipo de fraude fiscal.

✅ ¿Cómo afecta TicketBAI a las asesorías?

La implementación de TicketBAI ha generado cierta preocupación en el sector empresarial, especialmente entre las asesorías, que se ven en la obligación de adaptarse a esta nueva normativa. 

En primer lugar, es importante destacar que la implementación de TicketBAI no solo afecta a las empresas que deben emitir facturas electrónicas, sino también a las asesorías que prestan servicios de asesoramiento fiscal y contable. Las asesorías tienen la responsabilidad de informar y asesorar a sus clientes sobre los cambios normativos, así como de garantizar que se cumplan los requisitos de la normativa. Además, si se hace antes de que entre en vigor su obligatoriedad, se puede optar a ciertos incentivos fiscales.

En lo que se refiere a la normativa y sus consecuencias para las asesorías, estas pueden actuar como agentes de sus clientes ante la Administración Tributaria para emitir facturas en su nombre, siempre y cuando hayan sido debidamente autorizadas para ello.

A pesar de que algunas asesorías pueden considerar que la implementación del sistema TicketBAI implica un trabajo y esfuerzo adicional, en realidad se trata de una gran oportunidad. En ocasiones, las asesorías reciben tickets y facturas de sus clientes que no han sido digitalizados, lo que les obliga a introducir manualmente los datos antes del plazo de pago. 

Con el nuevo sistema, los clientes deberán utilizar la tecnología para cumplir con las obligaciones tributarias, lo que les permitirá ser más eficientes y coordinarse mejor con las asesorías. Aunque el proceso de adaptación puede llevar algún tiempo, los beneficios se notarán rápidamente. El uso de un software de gestión empresarial mejorará los procesos de trabajo y aumentará la rentabilidad de las asesorías.

Una de las principales ventajas que ofrece TicketBAI es la simplificación del proceso de facturación. La normativa establece la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas con un formato concreto, lo que facilita el intercambio de información entre las empresas y las administraciones fiscales. Además, la automatización del proceso de facturación a través de TicketBAI permite una gestión más eficiente de las facturas, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y recursos para las empresas.

Lo primero que se necesita es contar con un programa de facturación que esté registrado como software garante.

Existen varias opciones de programas homologados para cumplir con TicketBAI, como FakturaBAI y HazTuFactura, siempre y cuando se sigan las normas requeridas. Lo crucial es adquirir un software de facturación adecuado que esté integrado con TBAI y que además sea efectivo. Actualmente, cualquier empresa o asesoría puede tener acceso a un programa de facturación o incluso a un sistema ERP sin tener que gastar una cantidad exorbitante o tener que lidiar con programas obsoletos y difíciles de utilizar.

La implementación de TicketBAI supone un desafío para las asesorías, pero también una oportunidad para mejorar la eficiencia en la gestión de facturas y ofrecer un servicio de mayor calidad a sus clientes. La adaptación a la nueva normativa requiere una actualización constante en cuanto a las últimas novedades, así como la implementación de herramientas tecnológicas que permitan una gestión más eficiente de las facturas electrónicas. En este sentido, las asesorías que sean capaces de adaptarse de manera eficiente a la nueva realidad podrán diferenciarse de la competencia y ofrecer un servicio de mayor valor añadido a sus clientes.

✅ Preguntas frecuentes.